Свой сервер или дата-центр: как считать честно на примере бухгалтерской компании

Две цифры, которые обычно и сравнивают

Апгрейд собственного сервера — порядка 400–500 тысяч рублей единовременно. И сразу к этому: серверная лицензия 1С, ещё примерно 130 тысяч.

Аренда мощностей в дата-центре — на первый взгляд 20–25 тысяч рублей в месяц.

Первое, что делает любой предприниматель, — считает, за сколько месяцев аренда догонит покупку. Выходит года за два: дальше железо как бы работает бесплатно. Или наоборот: зачем вкладывать полмиллиона, если можно платить двадцать тысяч.

А теперь давайте посчитаем честно.

Почему 20–25 тысяч оказались не про нас

Когда копнули глубже, выяснилось, что аренда под нашу задачу стоит не 20–25 тысяч, а порядка 300 тысяч рублей в месяц. Причин три.

1. У нас много баз 1С, и все они живут на этом сервере. Это не одна база небольшой компании, а десятки клиентских.
2. Мы даём клиентам доступ в их базы. Это отдельные пользователи, отдельные сессии, отдельные требования к мощности.
3. Дата-центры, которые предоставляют серверы с лицензией 1С, стоят заметно дороже базовых тарифов. Двадцать пять тысяч — это про «место под виртуалку», а не про рабочую инфраструктуру бухгалтерской компании.

При такой аренде вложение в собственное железо перестаёт быть тратой. Оно окупается меньше чем за полгода — и дальше остаётся активом компании, а не строкой ежемесячных расходов.

Чего в этих цифрах нет

Есть вещь, о которой в таких расчётах не говорят вслух, а стоит. Инфраструктура — это ещё и вопрос, у кого физически лежат данные ваших клиентов. Дата-центры по запросу налоговой информацию отдают, и обсуждать с вами объём этого запроса никто не будет.

Мы работаем иначе. Когда запрос приходит к нам, мы сначала разбираемся: что именно запрошено, на каком основании, что мы обязаны представить и какие последствия будут у каждого варианта. Не «выгрузим всё, что есть» — а осознанный ответ, за который отвечаем. Для клиента разница здесь измеряется не в тысячах рублей за аренду.

Плюс всё то, что обычно и перечисляют: помещение с нормальной температурой и вентиляцией, бесперебойное питание, резервное копирование в другое физическое место, диски, которые выходят из строя не «если», а «когда», и люди, которые всё это обслуживают.

Куда ещё уходят деньги, которых клиент не видит

Мы вкладываемся в рабочие места. Хорошие компьютеры, два монитора у каждого бухгалтера, видеокамеры для онлайн-консультаций, органайзеры на столах. Мы смотрим даже на то, какая у сотрудника мышь и какой у неё отклик — потому что человек делает этой мышью тысячи движений в день.

Это не про уют ради уюта. Эргономичное рабочее место — это скорость. А скорость бухгалтера — это то, за что в итоге платит клиент: закрытый вовремя месяц, ответ на требование в срок, а не «мы не успели».

Почему инфраструктура касается клиента

Собственник, выбирая бухгалтерию, почти никогда не спрашивает про инфраструктуру. Спрашивает про цену и про то, кто будет вести. А инфраструктура — это как раз то, что отличает две одинаковые на вид услуги.

• Скорость работы. Когда в базе работают десятки пользователей одновременно и закрытие месяца идёт у всех сразу, разница между нормальным и слабым сервером — это не «чуть медленнее». Это часы работы бухгалтера, которые кто-то оплачивает.
• Доступность в критический момент. Последние дни перед сроком сдачи — пик нагрузки на всех сразу. Именно тогда выясняется, выдерживает система или нет.
• Сохранность базы. Учётная база — это ваши пять лет документов, которые вы обязаны хранить по НК РФ. Вопрос «что будет, если она пропадёт» должен иметь конкретный ответ: где копия, как часто она делается, за сколько восстанавливается.
• Персональные данные. В базе есть данные ваших сотрудников. Порядок их обработки и хранения регулируется законом о персональных данных.
• Доступ и независимость. Когда бухгалтерия работает на нормальной инфраструктуре, вопрос «отдайте базу» не превращается в конфликт. Она не лежит на чьём-то личном компьютере.

Что стоит за словами «дорогое сопровождение»

Мне регулярно говорят: «Мне предложили вести бухгалтерию за 5 тысяч, а у вас дороже». Я не спорю с этим сравнением, потому что спорить не о чем: это разные услуги. Разница не только в квалификации людей, хотя и в ней тоже. Разница в том, что стоит за спиной у этих людей.

Это не аргумент «дорогое всегда лучше». Дорогое бывает плохим. Это аргумент о том, что при выборе бухгалтерии сравнивать нужно состав услуги, а не только цифру в счёте.

Три вопроса: купить актив или арендовать услугу

1. 01Это моя основная деятельность?Мы оказываем бухгалтерское, кадровое, налоговое и юридическое сопровождение, а не услуги по эксплуатации серверов. Всё, что не основная деятельность, разумно покупать как услугу — пока это не становится дороже собственного решения. У нас стало дороже, причём в разы.
2. 02Где я хочу держать риск?И речь не только про доступность железа. Свой сервер — это ещё и контроль над тем, кто и в каком объёме получает доступ к данным клиентов.
3. 03Сколько стоит час простоя в пиковый день?Пока эта цифра не посчитана, любое сравнение стоимости железа и аренды бессмысленно.

В нашем случае все три ответа сошлись в одну точку: обновлять своё. Это не «выкинуть полмиллиона», а вложить их в процессы компании — в скорость, в контроль и в спокойный отчётный период. Кстати, эти же три вопроса работают, когда собственник решает: держать штатного бухгалтера или отдать учёт на сопровождение.

Что проверить у себя

• Знаете ли вы, где физически находится ваша учётная база.
• Делаются ли резервные копии, как часто и хранятся ли они отдельно от основной базы.
• За какое время база восстанавливается, если что-то произойдёт, — есть ли на это внятный ответ.
• Есть ли у вас доступ к базе, независимый от конкретного бухгалтера.
• Что происходит с вашим учётом, если бухгалтер заболел на неделю в отчётный период.
• Кто и на каком основании может получить доступ к вашим данным помимо вас.
• Как в вашей бухгалтерии обеспечивается защита персональных данных сотрудников.

Вывод

Хорошая бухгалтерия — это не только люди. Это ещё инфраструктура, регламенты и запас прочности, которые клиент не видит, пока всё работает.

Когда сравниваете предложения по сопровождению, спрашивайте не только «сколько стоит» и «кто будет вести», но и «где будет храниться моя база, кто имеет к ней доступ и что произойдёт, если она станет недоступна». Ответы на эти вопросы скажут о поставщике больше, чем прайс.