КУДиР в 2026 году: кто обязан вести и когда её могут запросить

Что такое КУДиР и почему её путают с отчётностью

Книга учёта доходов и расходов — это регистр налогового учёта. Не отчёт, не декларация, не документ для сдачи.

Логика простая. Декларация — это итог. Книга — это то, из чего итог получился. Инспектор, банк или аудитор, глядя на книгу, должен увидеть, как из конкретных договоров и платежей сложилась строка в декларации.

Отсюда и главная путаница. Книгу действительно не сдают вместе с декларацией. Но вести её обязаны, а по требованию — предъявить.

Кто обязан вести книгу

Формы и основания различаются по режимам.

УСН. Обязаны все: и ИП, и организации. Основание — статья 346.24 НК РФ. Форма и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@: сама форма в приложении 2, порядок в приложении 5. Эта форма действует и в 2026 году. Но заполняется книга по-разному в зависимости от объекта налогообложения.

УСН «доходы». Заполняется только доходная часть. Расходы налоговую не интересуют — вы платите с дохода. А вот банк ими интересуется очень даже: когда он смотрит операции по счёту, ему важно, чем подтверждается движение денег в обе стороны. Так что «мне расходы не нужны, у меня шесть процентов» — утверждение верное ровно до первого запроса из банка.

УСН «доходы минус расходы». Заполняются и доходы, и расходы. Причём и те, которые уменьшают налоговую базу, и те, которые не уменьшают: книга отражает хозяйственную жизнь, а не только то, что попало в расчёт налога.

ПСН. На патенте ведётся книга учёта доходов — именно доходов, без расходов. Это разные документы, и путать их не стоит: расходы там не считаются, а доход фиксировать нужно, в том числе чтобы контролировать лимит по патенту. Форма утверждена тем же приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.

ОСНО, индивидуальные предприниматели. Ведётся книга учёта доходов, расходов и хозяйственных операций. «И хозяйственных операций» — не канцелярский довесок: именно в этом объёме её и запрашивает инспекция в ответ на требование. Форма старая, утверждена совместным приказом Минфина № 86н и МНС № БГ-3-04/430 от 13.08.2002.

ЕСХН. Предприниматели ведут книгу по форме, утверждённой приказом Минфина от 11.12.2006 № 169н. Организации на ЕСХН считают базу по данным бухучёта.

Кто книгу не ведёт

АУСН. Отдельной книги вести не нужно. Налоговый учёт устроен иначе: данные формируются в личном кабинете на основе сведений банка, кассы и самого налогоплательщика.

НПД, самозанятые. Книги нет. Всё в приложении «Мой налог».

Почему ИП вообще освобождён от бухучёта

Это связка, которую редко проговаривают.

Индивидуальный предприниматель вправе не вести бухгалтерский учёт — но не «просто так», а именно потому, что он ведёт учёт доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством. Это пункт 1 части 2 статьи 6 закона № 402-ФЗ.

Дальше вывод, который не нравится никому: если ИП не ведёт книгу, у него нет вообще никакого учёта. Ни бухгалтерского, от которого он освобождён, ни налогового, который он не ведёт. И восстанавливать в такой ситуации придётся всё сразу.

Организации на УСН ведут и книгу, и полноценный бухучёт. Одно другое не заменяет.

Как её вести

Несколько технических правил, на которых чаще всего спотыкаются.

Первое, о чём спрашивают чаще всего: обязательно ли вести книгу в программе. Нет. Закон не требует ни 1С, ни какого-либо сервиса — книга ведётся на бумаге или в электронном виде, и обычный Excel этому не противоречит. Важно не то, где она ведётся, а то, чтобы цифры сходились: с первичкой, с банком и с декларацией.

• Электронный вариант по окончании года выводится на бумагу, если книга ведётся не в бумажном виде изначально.
• На каждый календарный год заводится новая книга. Не сквозная за три года, не «файл, который дописываем».
• Записи делаются в хронологическом порядке, по каждой операции, на основании первичного документа. Не итогом за месяц, не одной строкой «выручка за квартал».
• Все суммы в рублях. Исправления допустимы, но обоснованно и с подтверждением, а не переписыванием файла.

Отдельная тонкость для объекта «доходы минус расходы»: попасть в книгу и уменьшить налог — не одно и то же. Часть затрат отражается в учёте в момент оплаты, а в расходы для налога принимается позже, когда выполнены условия признания. Классический пример — товары для перепродажи: оплатили поставщику сейчас, а в расходы они уйдут по мере реализации. Именно на этом чаще всего расходятся книга и декларация у тех, кто ведёт учёт «по оплате» на глаз.

Когда книгу могут запросить

Ситуаций больше, чем принято думать.

Камеральная проверка декларации. Инспекция видит расхождение или нестыковку и направляет требование о представлении пояснений или документов. Книга — первое, что просят по упрощёнке.

Но требование не означает, что книгу нужно немедленно нести. У камеральной проверки есть границы того, что инспекция вправе истребовать, — они установлены статьёй 88 НК РФ. Прежде чем отправлять документы, стоит понять, на каком основании и в рамках чего пришло требование, и что именно вы обязаны представить. Здесь свои тонкости, и лишний документ иногда дороже недостающего.

Выездная проверка. Здесь книгу запросят обязательно, вместе с первичкой.

Проверка обоснованности расходов и вычетов. На объекте «доходы минус расходы» книга — основной документ, показывающий, что и когда попало в расходы.

Запрос банка. По закону 115-ФЗ банк проверяет экономический смысл операций и источники происхождения средств. Книга там оказывается в списке регулярно.

Смена бухгалтера или бухгалтерской компании. Это не проверка, но именно на передаче дел выясняется, что книги за прошлые годы нет.

Кредит, лизинг, участие в закупках. Кредитный комитет часто хочет видеть не только декларацию, но и расшифровку выручки.

Что бывает, если книги нет

Отсутствие регистров налогового учёта Налоговый кодекс относит к грубому нарушению правил учёта доходов и расходов. Это статья 120 НК РФ.

Санкции по статье 120 НК РФ:

• 10 000 рублей, если нарушение в пределах одного налогового периода;
• 30 000 рублей, если периодов больше одного;
• 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если из-за нарушения занижена налоговая база.

Плюс статья 126 НК РФ: 200 рублей за каждый документ, не представленный по требованию.

Что изменилось к 2026 году

Форма книги для УСН в 2026 году осталась прежней — приказ ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.

Изменился контекст. С 1 января 2026 года основная ставка НДС составляет 22 процента, а порог освобождения от НДС для упрощёнки снижен — плательщиками НДС стало значительно больше компаний и предпринимателей на УСН, чем раньше. Конкретный порог и правила перехода нужно проверять по действующей редакции главы 21 НК РФ на дату вашей ситуации: нормы в этой части менялись, и разные источники цитируют разные редакции.

Что это значит на практике. Сумма дохода в книге перестала быть внутренней цифрой «для расчёта своего налога». Теперь от неё зависит, возникает ли у вас обязанность по НДС, с какого момента она возникает и какую ставку вы применяете. Ошибка в дате признания дохода раньше стоила пересчёта налога по упрощёнке. Теперь она может стоить незаявленного НДС.

Что проверить у себя

• Ведётся ли книга за текущий год и есть ли она за предыдущие в пределах срока хранения.
• Та ли это форма, которая соответствует вашему режиму.
• Заведена ли отдельная книга на 2026 год.
• Совпадает ли доход в книге с доходом в декларации по каждому периоду.
• Отражены ли наличная выручка, эквайринг, поступления через маркетплейсы и агентов, а не только прямые платежи на счёт.
• Отслеживается ли по книге приближение к порогам — по лимиту режима и по НДС.
• Кто и как часто сверяет книгу с банком: раз в год перед декларацией или ежемесячно.

Книга учёта доходов и расходов — это не формальность и не наследие бумажной эпохи. Это единственный документ, который связывает ваши деньги с вашей отчётностью.

Пока к бизнесу нет вопросов, отсутствие книги не заметно. Как только вопрос появляется — от банка, от инспекции, от нового бухгалтера — выясняется, что подтвердить свои же цифры нечем.

Если не уверены, что ваша книга ведётся правильно и сходится с декларациями, это проверяется за одну сверку. Лучше сделать её в спокойное время, чем в сжатый срок по уже поступившему требованию.